Integritetspolicy för AMF

Personuppgifter vi behandlar:

• Namn, personnummer och adress.
• Förvaltningsform och premiebelopp.
• Val av återbetalningsskydd och särskilt förmånstagarförordnande.

Vi samlar in dina uppgifter från:

Vi samlar in dina uppgifter från valcentraler och SPAR.

Vad vi gör:

Vi behandlar personuppgifter för att kunna teckna, registrera och upprätta ett försäkringsavtal, antingen genom en valcentral eller direkt med dig.

Mottagare av personuppgifterna:

• Min Pension.
• Förmedlare och banker.

Laglig grund för behandlingen:

Rättslig förpliktelse: Enligt dataskyddslagen får vi behandla personuppgifter som följer av kollektivavtal. AMF tecknar nya försäkringar för att uppfylla avtalet med den försäkrade.

Lagringstid:

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Personuppgifter vi behandlar:

• Namn, adress, personnummer och i förekommande fall utlandsadress.
• Firmatecknares namn, telefonnummer och e-postadress.
• Uppgift om brott.
• Uppgift om lön och premie, återbetalningsskydd, pensionsålder, utbetalningstid, information om premiebefrielse, efterlevandepension med försäkringsbelopp och utbetalningstid, sparform och fondval.
• Uppgift om hälsa och full arbetsförhet.

Vi samlar in dina uppgifter från:

Vi samlar in uppgifter direkt från företaget som ska teckna försäkringen. Vi samlar även in uppgifter från din arbetsgivare och försäkringsförmedlare. Adressuppgifter hämtar vi från det offentliga adressregistret SPAR.

Uppgifter om firmatecknare och verklig huvudman samlar vi in från det offentliga registret Infotorg och EU:s sanktionslista.

Vad vi gör:

Vi behandlar personuppgifter för att skapa pensionsavtal så att företag kan teckna tjänstepension åt sina anställda.

När AMF ingår avtal med ett nytt företag så kontrollerar vi alltid identiteten på den som vill ingå avtal med oss samt vem som är verklig huvudman och firmatecknare på företaget.

De personer som Bolagsverket har identifierat som verkliga huvudmän kontrolleras dagligen mot sanktionslistor. Denna kontroll slutar när personen inte längre är verklig huvudman för ett företag eller en organisation.

Mottagare av personuppgifterna:

• Försäkringsförmedlare.

Laglig grund för behandlingen:

Fullgöra avtal och rättslig förpliktelse: Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att kunna fullgöra avtalet med företagets representant som ska teckna företagsavtal.

AMF har enligt lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism en skyldighet att kontrollera identiteten på den som vill ingå avtal med AMF samt vem som är verklig huvudman på företaget. Skyldigheten följer även av Integritetsskyddsmyndighetens (IMY) föreskrifter om behandling av personuppgifter som rör lagöverträdelser.

Lagringstid:

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Personuppgifter vi behandlar:

• Namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress och namnunderskrift.
• Försäkringsnummer och val av återbetalningsskydd.

Vi samlar in dina uppgifter från:

Direkt från dig.

Vad vi gör:

Vi behandlar personuppgifter för att hantera ditt val av en ny försäkring med återbetalningsskydd. Detta gör vi om du inte har fått godkänt återbetalningsskydd för ditt nuvarande kapital eller om du väljer att inte delta i vår hälsokontroll.

Mottagare av personuppgifterna:

• Min Pension.
• Förmedlare och banker.

Laglig grund för behandlingen:

Fullgöra avtal och rättslig förpliktelse: Enligt våra försäkringsvillkor finns det rätt att ansöka om och lägga till återbetalningsskydd på framtida premier. Detta är tillämpligt i de fall som försäkrad inte får återbetalningsskydd på det befintliga sparkapitalet på grund av en hälsobedömning.

Enligt dataskyddslagen jämställs skyldighet i kollektivavtal med rättslig förpliktelse.

Lagringstid:

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Personuppgifter vi behandlar:

• Namn, adress, personnummer, e-postadress och telefonnummer.
• Försäkringsuppgifter, som uppgifter om försäkringsinnehav (till exempel inbetalningar, premier och pensionskapital) och de val du gör för din försäkring (till exempel om du väljer att ha återbetalningsskydd eller inte).
• Uppgift om hälsa.
• Anställningsuppgifter, som uppgifter om dina arbetsgivare, lön och anställningstid.
• Utbetalningsuppgifter, som ditt val av utbetalningstid- och period, skatteavdrag, kontonummer för utbetalning och orsak till utbetalningsspärr.
• Information om inkomstuppgifter och tjänstepensionspremier.

Vi samlar in dina personuppgifter från:

Dina kontakt- och identifikationsuppgifter och utbetalningsuppgifter samlar vi in direkt från dig.

Dina försäkringsuppgifter samlar vi in direkt från dig, din arbetsgivare eller från den valcentral som hanterar den kollektivavtalade försäkringen.

Dina anställningsuppgifter samlar vi in från din arbetsgivare eller försäkringsförmedlare.

Dina inkomstuppgifter samlar vi in från Skatteverket.

Uppgift om orsak till utbetalningsspärr kan inhämtas från Försäkringskassan.

Vad vi gör:

Vi behandlar personuppgifter när vi uppdaterar din försäkring enligt dina val, när någonting händer på din försäkring som när inbetalningar och premier kommer in eller när vi beräknar din premie. Vi behandlar även dina personuppgifter när vi administrerar dina val för hur vi ska betala ut din pension och när vi betalar ut din pension.

Vi identifierar kunder där vi saknar fullständiga uppgifter för att kunna betala ut pension. För att försäkrad ska få sin pension från AMF måste vi ha rätt uppgifter. Om vi saknar uppgifter, stoppas utbetalningen tills vi fått de nödvändiga uppgifterna.

Om vi saknar information, som kundens arbetstid hos en arbetsgivare, samlar vi in den för att komplettera våra uppgifter.

Mottagare av personuppgifterna:

• Min Pension.
• Förmedlare och banker.
• Revisorer.

Laglig grund för behandlingen:

Fullgöra avtal och rättslig förpliktelse: Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra försäkringsavtalet med den försäkrade och försäkringstagare.

Enligt GDPR finns en skyldighet att uppgifter som behandlas är korrekta och uppdaterade.

Lagringstid:

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Om det finns en utbetalningsspärr behandlar vi uppgifterna så länge utredningen om utbetalningsspärr pågår. När vi har fått alla nödvändiga uppgifter om den försäkrade och dessa har uppdaterats, tas utbetalningsspärren bort och behandlingen avslutas. Rensning sker kontinuerligt.

Personuppgifter vi behandlar:

• Namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress.
• Försäkringsuppgifter, som försäkringsnummer, försäkringskapital, information om premier, uppgift om återbetalningsskydd och förmånstagarförordnande.
• Utbetalningsuppgifter, som ditt val av utbetalningstid- och period, skatteavdrag och kontonummer för utbetalning.
• Cookies.
• Ärendeuppgifter och kommunikationshistorik, som uppgifter om när du har kontaktat oss eller vi har kontaktat dig och i vilket ärende.
• Eventuella inspelningar av samtal med vår kundservice.
• Hälsouppgifter kan behandlas om kund har skickat hälsodeklaration till oss i brev.

Vi samlar in dina personuppgifter från:

Direkt från dig när vi har haft kontakt, din arbetsgivare eller från den valcentral som hanterar den kollektivavtalade försäkringen.

Dina adress- och telefonuppgifter hämtar vi från offentliga register som SPAR eller från andra tjänsteleverantörer, exempelvis Bisnode.

Du kan själv lämna in uppgifter om exempelvis bankkonto, telefonnummer, e-postadress eller ny adress i utlandet till oss.

Vad vi gör:

Vi behandlar personuppgifter för att kunna tillhandahålla kundservice och kundsupport till dig som kund via chatt, telefon och Mina Sidor på AMF:s hemsida. Detta inkluderar sakfrågor, försäkringsfrågor och önskemål om ändringar på försäkringen. Vi kan komma att spela in kundsamtal i utbildningssyfte och för att säkerställa vad som har sagts mellan kund och medarbetare.

Som kund erbjuds du att dela din skärm med våra medarbetare i vissa ärenden som du behöver hjälp med. Vi skickar en länk via SMS, e-post eller chatt som kunden kan klicka på och sedan välja vilken information denne vill dela med oss.

Vi använder även personuppgifter för att ge dig som besöker vår hemsida amf.se möjlighet att lämna din e-postadress i ett kontaktformulär. Vår kundservice kan sedan kontakta dig och ge information och hjälp om utbetalning, återbetalningsskydd och andra försäkringsfrågor.

Mottagare av personuppgifterna:

• Skatteverket och Kronofogdemyndigheten.
• Valcentraler.

Laglig grund för behandlingen:

Fullgöra avtal och rättslig förpliktelse: Kund- och försäkringsuppgifter inhämtas och behandlas för att fullgöra avtalet med kunden. Vi har även en rättslig förpliktelse enligt kollektivavtal och Försäkringsrörelselagen.

Samtycke: Kunden ger indirekt samtycke genom att kryssa i rutan ‘Jag förstår att AMF behandlar mina personuppgifter enligt sin integritetspolicy’ innan frågan om att bli kontaktad skickas in.

Berättigat intresse: Vi har ett intresse av att spela in kundsamtal för att säkerställa kvalitét och för att kunna hjälpa våra kunder genom att dem delar sin skärm med oss.

Lagringstid:

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Länk till skärmdelning är endast giltig under delningssessionen. Delade filer lagras endast under tiden kunden delar sin skärm med oss. Loggar sparas i 30 dagar.

Alla kundsamtal spelas in och sparas i två veckor. Inspelningarna lagras i vårt system och vissa sparas för utbildningsändamål och rensas efter sju år.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer.
• Försäkringsnummer.
• Information om familjehändelse, som uppgifter om sambo, giftermål eller om man har fått barn.
• Hälsouppgifter.

Vi samlar in dina uppgifter från

Direkt från dig eller från den valcentral som administrerar försäkringen.

En medicinsk riskbedömare hämtar in information om hälsouppgifter från vårdgivare som sedan lämnas till AMF.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att hantera eller uppdatera kundens val av återbetalningsskydd för de avtal som valcentraler och AMF administrerar.

Mottagare av personuppgifterna

• Valcentraler
• Min Pension

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal och rättslig förpliktelse: Enligt försäkringsavtalet med försäkrad regleras möjlighet att ansöka om återbetalningsskydd samt att välja bort detsamma.

För avtal som bygger på kollektivavtal gäller samma regler som för lagar enligt GDPR.

Lagringstid

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, personnummer, telefonnummer och e-postadress.
• Försäkringsnummer.
• Uppgift om förmånstagare och enskild egendom.
• Uppgift om förmånstagares släktrelation inom förmånstagarkretsen.

Vi samlar in dina uppgifter från

Direkt från dig.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att registrera särskilda förmånstagare och hantera återgång till generella förmånstagarförordnanden för de avtalsområden vi administrerar.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal och rättslig förpliktelse: Enligt dataskyddslagen så är skyldigheter i kollektivavtal att jämställa med rättslig förpliktelse. För försäkringsavtal som tecknats direkt med försäkrad så innebär hantering av förmånstagarval att AMF fullgör skyldigheter enligt försäkringsavtalet.

Lagringstid

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Personuppgifter vi behandlar

• Personnummer och e-postadress.
• Försäkringsengagemang, som försäkringsnummer och försäkringskapital.
• Bankkontonummer och utbetalningsbelopp.

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att kunna hantera och genomföra kundens begäran om ett återköp av en försäkring.

Mottagare av personuppgifterna

• Skatteverket.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal och rättslig förpliktelse: Försäkringsvillkoren för AMF Privat pensionsförsäkring ger kunden rätt till återköp under vissa förutsättningar. Förutsättningarna gäller Skatteverkets regler om återköp av pensionsförsäkring (Inkomstskattelagen 58:18 tillämpas).

Lagringstid

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn och personnummer.
• Uppgift om flyttbart kapital, försäkringsnummer förvaltningsform och om du har återbetalningsskydd.
• Hälsouppgifter om det finns krav om återbetalningsskydd.

Vi samlar in uppgifterna från

Vi samlar in uppgifter från pensionsbolag och banker som hanterar tjänstepensioner, samt direkt från dig och banker samt förmedlare när det gäller privat kapitalflytt.

Vi samlar in uppgifter om namn och adress från det offentliga adressregistret SPAR. I vissa fall samlar vi in uppgift om adress direkt från dig.

Vad vi gör

Vi behandlar uppgifter för att genomföra den kapitalflytt kunden har initierat och för att fullgöra avtalet med försäkrad, där rätt till kapitalflytt ingår.

Mottagare av personuppgifterna

• Försäkringsbolag eller förmedlare som medverkar i kapitalflytten.
• Skatteverket.
• Gällande EU-flytt så sker utlämnande av personuppgifter till EU-kommissionen.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse och fullgöra avtal: Enligt dataskyddslagen får personuppgifter behandlas om behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse som följer av kollektivavtal. Behandlingen innebär också att vi har en skyldighet att uppfylla försäkringsavtalet som vi har med dig.

Lagringstid

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, personnummer, e-postadress, telefonnummer och IP-adress.
• Kundnummer och försäkringsnummer.
• Kontonummer.
• Om en kund önskar starta pensionssparande åt sitt barn kan denne registrera uppgifter om barnet, som personnummer och namn.
• Information om feedback.

Vi samlar in uppgifterna från

Direkt från dig eller andra register så som SPAR.

Om du har en god man eller förmyndare inhämtar vi även uppgifter från denne.

Vad vi gör

Vi hanterar personuppgifter så att du som kund kan logga in, få tillgång till och administrera dina försäkringar på Mina Sidor.

Vi använder personnummer när kunden loggar in med Bank-ID för att hitta denne i vår kundbas. Efter att vi har identifierat kunden tas personnumret bort från våra system.

När kunder loggar in på Mina Sidor ser och analyserar vi även på vilket sätt kunden har loggat in på sidan. Detta gör vi för att kunna förstå våra kunder bättre och ge relevant information. Syftet är att identifiera de kunder som har använt sig av en förmedlartjänst för att få en överblick över sitt pensionssparande. Vi gör detta genom att kolla i våra loggar och på så sätt se vilka kunder som har använt sig av en extern förmedlare eller tjänst. Behandlingen innebär att vi spårar kunden utifrån deras digitala beteenden och de digitala fotspår de lämnar.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse och fullgöra avtal: Vi måste behandla personuppgifterna för att kunna knyta försäkringen samt ändringar kring försäkringen till rätt kund för att fullfölja avtal med kund. Vi måste även spara viss information för att kunna spåra utförda ändringar på försäkringen.

Lagringstid

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Om du vill att uppgifterna raderas tidigare än ovan så kan vi hjälpa dig med det. Dock sparas uppgifterna i försäkringssystemen då det åvilar AMF en rättslig förpliktelse.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, ålder och kön.
• Kundnummer och försäkringsnummer.
• Kommunikationshistorik.
• Inkomstuppgifter.
• Utbetalningsinformation.
• Bank-ID för signering.

Vi samlar in uppgifterna från

Vi hämtar adressuppgifter från SPAR, telefonnummer och inkomstuppgifter från Dun & Bradstreet samt uppgifter om kundens försäkring och statistik från valcentralerna.

Vi kan även samla in uppgifterna direkt från dig.

Vad vi gör

Vi använder personuppgifter för att skicka relevant information till rätt kunder via SMS, e-post och post. Detta inkluderar att informera kunder om sin pension hos AMF samt nyheter och händelser kopplade till sin pension. AMF samlar in e-post och mobilnummer genom att skicka ett SMS eller brev (postalt eller via Kivra) där kunden uppmanas att lämna sin mejladress.

Vi behandlar även personuppgifter för att se till att rätt information når rätt person, att du som kund får den information som behövs, att du får handläggarbrev samt årliga information. Detta gör vi för att se till att kunden får information som vi är skyldiga att ge ut, exempelvis om förändringar i en försäkring. Om du är en person med skyddade personuppgifter så skickar vi informationen på ett säkert sätt. Det finns en särskild rutin för att hantera dessa utskick hos vår printleverantör.

Eftersom vi digitaliserar vår årliga information, har vi skapat ett självservicenummer för kunder som vill få sina kontrolluppgifter och utbetalningsbesked via post. De kan nu beställa dessa själva och får i samband med detta ange sitt personnummer.

Mottagare av personuppgifterna

• Underleverantörer av tjänster.

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse och rättslig förpliktelse: Vi på AMF samlar in e-postadresser och mobilnummer för att kunna kommunicera med kunder både analogt och digitalt. AMF vill ha korrekta kontaktuppgifter och ber därför kunderna att själva lämna sina uppgifter och signera med mobilt Bank-ID.

Vi har en rättslig förpliktelse då informationsutskicken vi framställer och skickar ut är av informationspliktig karaktär enligt försäkringsavtalslagen.

Lagringstid

Personuppgifterna ska tas bort när de inte längre behövs för det ändamål de samlades in för. AMF:s interna databaser och lagringsytor gallras maskinellt var sjätte månad.

I vår filcentral och hos vår printleverantör sparas filer i max 30 dagar och raderas sedan per automatik. Hela filmappen rensas var 90:e dag.

Som kund kan du själv välja att ta bort din e-postadress och ditt telefonnummer via Mina Sidor eller genom att kontakta oss.

Varför använder vi oss av profilering?

Vi kan använda profilering när vi skickar SMS, e-post eller brev till kunder. I den här processen väljer vi ut vissa kunder baserat på information som försäkringsuppgifter, ålder och tidigare kontakt. Profilering sker innan vi börjar kommunicera med kunden.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn och personnummer.
• Utbetalningsuppgifter och utmätningsuppgifter, som uppgifter om de belopp som ska utmätas samt utmätningsbeslutets referensnummer.

Vi samlar in uppgifterna från

Direkt från dig eller den valcentral som förmedlar informationen till oss.

Grund för utmätning, som beslut och utmätningsbelopp, samlar vi in från Kronofogdemyndigheten.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att säkerställa särskild hantering av utmätningsbeslut eller upphävande av utmätningsbeslut genom att delar av kundens utbetalning går till Kronofogdemyndigheten.

Mottagare av personuppgifterna

• Kronofogdemyndigheten.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar AMF enligt utsökningsbalken (SFS 1981:774) 7 kap 1 § 4 p.

Lagringstid

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, utlandsadress, personnummer, medborgarskap och kontaktuppgifter
• Uppgift om anhöriga och civilstånd.
• Uppgift om socialförsäkringsförmåner och uppgift om allmän pension.

Vi samlar in uppgifterna från

Direkt från dig, Försäkringskassan och Pensionsmyndigheten.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att säkerställa rätt till utbetalning för personer som inte är folkbokförda i Sverige. Detta görs genom att vi årligen hämtar information om levnadsintyg, dödsfallsdatum och utlandsadresser från Försäkringskassan.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal och rättslig förpliktelse: AMF:s avtal med kunden ger rätt till utbetalning av försäkringsförmån enligt kollektivavtal och försäkringsavtal, och rätt till utbetalning av ålderspension gäller så länge den försäkrade lever. För att uppfylla dessa avtal behöver vi information om adress, personnummerbyte, skyddad identitet och dödsfallsdatum. AMF måste hålla kunduppgifter uppdaterade och korrekta enligt dataskyddsförordningen.

Lagringstid

Den information vi får från Försäkringskassan gallras efter tio år.

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Varför använder vi oss av automatiserat beslutsfattande?

Rätt till pensionsutbetalning kräver att den försäkrade lever. Om Försäkringskassans information visar att den försäkrade inte har lämnat levnadsintyg, stoppas utbetalningen automatiskt tills den försäkrade skickar in ett levnadsintyg. Detta innebär att hanteringen kan få allvarliga konsekvenser för den registrerade och kan liknas vid en rättslig följd. Det betyder också att AMF måste följa reglerna för automatiserat beslutsfattande.

Försäkrad eller förmånstagare kan alltid begära att en handläggare manuellt kontrollerar en automatiserad utbetalningsspärr.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn och personnummer.
• Ålderskategori.

Vi samlar in uppgifterna från

Valcentraler.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att med hjälp av en modell identifiera kunder som kan komma att flytta sina försäkringar från oss. Modellen använder parametrar som återbetalningsskydd, antal försäkringar, kön, startår, avtalsområde, ålder och premieaktivitet för att ge en prognos. Resultatet används för kundurval och analys.

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse: AMF har ett berättigat intresse av att identifiera kunder som är på väg eller har en benägenhet att flytta sitt försäkringsinnehav från oss.

Lagringstid

Vi identifierar kunder som är på väg att flytta sitt försäkringsinnehav från oss en gång per år. Personuppgifterna sparas som längst till dess att kundrelationen med oss har avslutats.

Varför använder vi oss av profilering?

Vi behandlar personuppgifter för att beräkna kunders sannolikhet att flytta sina försäkringar från AMF. Detta görs genom databasanalys. Vi kan sedan komma att kontakta dessa kunder. Dessa bedömningar används också för att göra prognoser för hur bestånd och kapital kan utvecklas för affärsområden och AMF som helhet.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, personnummer, telefonnummer och e-postadress.
• Utbetalningsuppgifter, så som utbetalningsbelopp och uppgift om bankkonto.

Vi samlar in uppgifterna från

Valcentral och Dun and Bradstreet.

Vad vi gör

Vi identifierar kunder som begärt att flytta från en sparform till en annan för att kontakta dem och säkerställa att de är medvetna om sitt val. Om vi saknar kundens telefonnummer, köper vi in dessa uppgifter från Dun and Bradstreet.

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse: Vi har ett berättigat intresse av att göra våra kunder medvetna om sina val när de byter förvaltningsform.

Lagringstid

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, personnummer, telefonnummer och e-postadress.
• Information om land, medborgarskap och passkopia (passnummer).
• Uppgifter om ditt försäkringsinnehav, som information om försäkringsnummer, försäkringskapital och premiehistorik.
• Anställningsuppgifter, som uppgifter om din arbetsgivare, lön och anställningstid.
• Utbetalningsuppgifter, som ditt val av utbetalningstid- och period, skatteavdrag och kontonummer för utbetalning.
• Foto kan behandlas för sanktionsmarkerade personer samt information om bakgrund till varför individen finns på sanktionslistan.
• Information om brott kan komma att behandlas.

Vi samlar in dina uppgifter från

Direkt från dig eller den valcentral som administrerar försäkringen samt från offentliga register.

Vad vi gör

Vi behandlar uppgifter för att fullgöra rättsliga förpliktelser. Detta innebär exempelvis hantering av kundklagomål, slagningar mot sanktionslistor, penningtvättskontroll samt rapportering till myndighet vid misstänkt penningtvätt eller annan ekonomisk brottslighet.

Mottagare av personuppgifterna

• Finansinspektionen och Finanspolisen.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse: lag (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism.

Lagringstid

Informationen lagras under tiden som personen är sanktionsmarkerad. I övrigt avslutas monitorering av personen när denne avslutat sitt engagemang hos AMF.

Personuppgifter vi behandlar

• Personnummer.
• Försäkringsinformation, som försäkringsnummer, att en försäkring saknar värde och när försäkringen är skapad.

Vi samlar in uppgifter från

Valcentral som förmedlat försäkringsavtalet.

Vad vi gör

Vi utför beståndsvård för att hålla koll på kostnader och försäkringar i försäkringssystemet. Vi söker upp försäkringar utan värde som sedan kan tas bort efter att vi har gjort en analys.

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse: AMF anser att syftet med behandlingen som innebär att upprätthålla god kvalitet i försäkringsregister och spara kostnader väger tyngre än registrerades rätt att inte bli föremål för aktuell behandling.

Lagringstid

Om vår analys resulterar i att vi annullerar en försäkring gallras kund- och försäkringsuppgifterna efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Om vår analys inte resulterar i att vi annullerar försäkringen gallras informationen efter att analysen är genomförd.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, personnummer, passnummer, e-postadress och telefonnummer.
• Det ursprungliga försäkringsnumret.
• Information om släktrelation och uppgift om äktenskapsskillnad.
• Utbetalningsuppgifter, som utbetalningsbelopp och kontonummer.
• Kommunikationshistorik, som uppgifter om när du har kontaktat oss eller vi har kontaktat dig och i vilket ärende.
• Den försäkrades dödsorsak, som i vissa fall innebär att AMF behandlar uppgifter om hälsa.
• I vissa fall behandlas upprättat testamente och särskilt förmånstagarförordnande.

Vi samlar in uppgifterna från

Vi samlar in uppgifter om adress och konto för utbetalning direkt från förmånstagaren.

Adressuppgifter till förmånstagaren samlas in från exempelvis SPAR, Migrationsverket eller utländsk ambassad.

Uppgift om orsak till utbetalningsspärr kan inhämtas från Försäkringskassan.

Vad vi gör

I de fall vi gör utbetalningar till förmånstagare från en försäkring där den försäkrade har avlidit, samlar vi in förmånstagarens personuppgifter för att se till att utbetalningen sker enligt dennes önskemål.

För att förmånstagare ska få sin utbetalning från AMF måste vi ha rätt uppgifter. Om vi saknar uppgifter, stoppas utbetalningen tills vi fått de nödvändiga uppgifterna.

Mottagare av personuppgifterna

• Den som tar hand om bouppteckningen eller dödsboanmälan.
• Dödsbo.
• Migrationsverket och ambassader om den avlidne eftersöks.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse och fullgöra avtal: Enligt GDPR så är skyldigheter i kollektivavtal att jämställa med rättslig förpliktelse.
För avtal som tecknats direkt med den försäkrade så innebär fastställande av ersättningsberättigad att AMF fullgör skyldigheter enligt försäkringsavtalet.

Lagringstid

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Vi behandlar uppgifterna så länge utredningen om utbetalningsspärr pågår. När vi har fått alla nödvändiga uppgifter om den försäkrade och dessa har uppdaterats, tas utbetalningsspärren bort och behandlingen avslutas. Rensning sker kontinuerligt.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer.
• Uppgifter om kapital, premie och uppgift om bankkonto.
• Hälsoinformation, som uppgifter som du själv angav då du ansökte om återbetalningsskydd hos oss och läkarintyg.

Vi samlar in uppgifterna från

Direkt från ställföreträdaren.

Om du har en god man eller en förvaltare så samlar vi in ett protokoll från tingsrätten eller ett registerutdrag från överförmyndarnämnden.

Vad vi gör

I de fall du som har en pensionsförsäkring hos oss har en legal företrädare, exempelvis en god man, behandlar vi även deras personuppgifter.

Registrering av fullmakt och fullmaktshavare är nödvändig för att AMF ska ha kontroll över vilken information som AMF får lämna ut till ställföreträdare för försäkrad eller förmånstagare. Beroende på vilken typ av fullmakt som finns lämnar AMF ut information eller tillåter fullmaktshavaren att utföra förändringar på försäkringen å försäkringstagarens vägnar.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse och avtal: Grunden för hantering av ställföreträdarskap är det avtal som AMF har med kunden. Ställföreträdare registreras med stöd i bestämmelser i föräldrabalken och avtalslagen.

Lagringstid

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn och adress.
• Övriga kontaktuppgifter som kan medföra att en individs identitet röjs.

Vi samlar in uppgifter från

Från det offentliga registret SPAR eller direkt från dig.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att säkerställa att en persons skyddade identitet inte röjs. Detta gör vi genom att radera namn, adress och kontaktuppgifter när vi får signal om skyddsmarkering från SPAR.

Mottagare av personuppgifterna

• Valcentral
• Min Pension
• Skatteverket och Kronofogdemyndigheten
• Kundens bank

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse: Vi har en skyldighet att efterleva säkerhetskrav och principer i enlighet med dataskyddsförordningen genom att efterfölja Skatteverkets anvisningar för hantering av personer med skyddad identitet.

Lagringstid

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Skyddsmarkering tas bort när information inkommit från Skatteverket om att skyddsbehov inte längre föreligger.

Personuppgifter vi behandlar

• Identifierade personuppgifter och kontaktinformation, som namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer och foto.
• Information om kompetensprofil, som CV och ansökningshandlingar, testresultat från begåvnings- och personlighetstester, intervjunoteringar, referensintag och huruvida personen är intressant för nästa steg i rekryteringsprocessen.

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig eller från rekryteringsbolag och referenter.

Vad vi gör

För att anställa en ny medarbetare med rätt kompetens samlar vi in personuppgifter och gör en bedömning för att hantera ansökan om tjänst hos AMF.

En ledig tjänst annonseras i någon av våra kanaler eller hos en rekryteringskonsult. Därefter skickar kandidaten in sitt CV och ansökningsbrev direkt till oss. Det är endast behöriga personer på AMF som får ta del av dessa uppgifter. Under anställningsprocessen genomför vi tester och samlar in referenser och betyg. Anteckningar tas av de som är involverade i rekryteringen.

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse: AMF har ett intresse av att rekrytera anställda för att se till att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. AMF har också intresse av att välja ut den kandidat som bäst matchar kompetensbehovet.

Lagringstid

Vi sparar uppgifterna i 25 månader.

Om kandidaten anställs sparas CV i en personalakt och gallras fem år efter att anställningen har upphört.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, personnummer, bild, telefonnummer och e-postadress.
• Kompetensprofil, som CV.

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig, konsultmäklare eller bolag. En del information samlar vi även in från offentliga källor, så som kreditupplysningstjänster.

Vad vi gör

Vid rekrytering av konsulter startar vi antingen en upphandling eller skickar en förfrågan om att anställa en konsult som resulterar i ett konsultavtal med en fysisk person eller leverantör.

Konsultavtalet signerad och lagras digitalt. Vid uppdragsstart så signerar konsulten ett sekretessavtal som arkiveras fysiskt. Konsultens personuppgifter sparas hos AMF som ansvarar för dem.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal och rättslig förpliktelse: Det är nödvändigt att den registrerade tillhandahåller personuppgifter för att kunna ingå ett avtal om konsultuppdrag med AMF.

Lagringstid

Vi sparar uppgifter om kompetensprofil så länge som konsulten är aktiv hos AMF. Kontaktuppgifter sparas i tio år, och avtal arkiverad och markeras som avslutat efter uppdraget.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn och telefonnummer.

Vi samlar in uppgifter från

Den anställda.

Vad vi gör:

Som anhörig till anställd ber vi den anställda att lämna ditt namn och telefonnummer för att vi ska kunna kontakta dig. Detta görs av säkerhetsskäl för att vi ska kunna nå dig vid en arbetsmiljörelaterad incident, en akutsituation eller om din närstående inte går att kontakta.

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse: Som arbetsgivare behöver AMF i händelse av olycka, sjukfall eller om en medarbetare saknas kunna informera en nära anhörig som medarbetaren själv har bedömt ska få och kan hantera denna information.

Lagringstid

Uppgifterna gallras när den anställde avslutar sin anställning eller när den anställde väljer att radera uppgifterna.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, personnummer och kontaktuppgifter.
• Finansiell information, som inkomst och skulder.
• Uppgifter vid bakgrundskontroll.

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig.

Vad vi gör

För att verifiera att en person uppfyller AMF:s och lagens krav på lämplighet görs bakgrundskontroller vid anställning till vissa funktioner. Personen informeras i förväg. I vissa roller krävs utdrag från brottsregister, som personen själv beställer och visar för HR. HR gör även en kreditupplysning. Andra kontroller utförs av HR eller externa leverantörer. Ingen information lagras, förutom en notering om att kontrollen är utförd.

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse: AMF har intresse av att säkerställa att vi till vissa tjänster som vi klassat som medel eller hög risk (för exempelvis ekonomisk brottslighet och anseenderisk) inte anställa en individ som medför en ökad risk.

Rättslig förpliktelse: Vi har en rättslig skyldighet att utföra lämplighetsprövningar enligt lagen (2018:1219) om försäkringsdistribution, lagen (2019:742) om tjänstepensionsföretag och lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism

Lagringstid

Uppgifterna sparas i 72 timmar från det att beställaren har mottagit rapporten. Gallring sker per automatik.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, e-postadress, telefonnummer och användarnamn.
• Roll, organisatorisk tillhörighet och behörighetsnivå.

Vi samlar in uppgifter från

Beställaren i form av ansvarig chef eller enligt delegerat underlag.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att kontrollera vem som har tillgång till AMF:s system och information. Detta inkluderar nyupplägg, ändring och borttag av användare och behörigheter via lokala och externa system. Varje år genomförs en kontroll av behörigheter, ibland både i test- och produktionsmiljö, ibland endast i produktionsmiljö. Både åtkomst och behörighetsnivå kontrolleras. Den årliga granskningen består av två delar som är organisatorisk tilldelning och systembehörighet.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse: För att upprätthålla säkerhetskraven måste vi ha spårbarhet enligt GDPR och Finansinspektionen.

Lagringstid

Ingen gallring sker. Vi arkiverar utdrag från våra system och slutrapporter. Detta kan komma att användas som underlag vid en eventuell revision.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, e-postadress och telefonnummer till arbete och privat.
• Hälsouppgifter.
• Uppgifter om annan person som man anmäler.

Vi samlar in uppgifter från

Från den person som har anmält en annan person än sig själv.

Vad vi gör

Alla anställda, konsulter, arbetssökanden och leverantörer ska enligt lag erbjudas en kanal för visselblåsning. En sådan anmälan kan göras anonymt till AMF om man så önskar.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse: Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att fullgöra skyldigheter enligt visselblåsarlagen och GDPR.

Lagringstid

Personuppgifterna raderas senast två år efter behandlingen enligt visselblåsarlagen.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, personnummer och telefonnummer.

Vi samlar in dina uppgifter från

Direkt från dig.

Vad vi gör

Vi använder personuppgifter för att registrera besökare. Registreringen görs av säkerhets- och administrativa skäl för att säkerställa att rätt personer finns i lokalerna. Alla besökare till AMF registreras i receptionen mot uppvisande av giltig legitimation. Besöket registreras i AMF:s besöksdator som är kopplad till ett besökssystem.

När besöket har registrerats så skapas en besöksbricka som ska bäras av besökaren.

Mottagare av personuppgifterna

• AMF:s reception.
• Securitas besöksregistrering.

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse: AMF har ett intresse av att behandla personuppgifter i syfte att kunna upprätthålla nödvändiga säkerhetsrutiner. Detta är dels för att säkerställa att behöriga personer vistas i AMF:s lokaler, dels för att säkerställa adekvat information i händelse som är kopplad till fysisk säkerhet.

Lagringstid

Fysiska besökslistor raderas en gång i veckan och uppgifter i besökssystemet raderas efter 30 dagar.

Uppgifter och statistik om att vi har haft besökare i våra lokaler sparas i ett år. Inga personuppgifter finns med i denna statistik

Personuppgifter vi behandlar

• Namn och personnummer.
• Avdelningstillhörighet.

Vi samlar in dina uppgifter från

Direkt från dig.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att säkerställa att behöriga personer kommer in i våra lokaler på ett kontrollerat sätt och för att kunna göra en uppföljning om en incident inträffar.

Passerkort registreras och kopplas till en person för att säkerställa att behöriga personer kommer in i lokalerna på ett kontrollerat sätt samt för att följa upp incidenter vid in- och utpassering.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal och berättigat intresse: AMF:s behandling av personuppgifter är berättigat för att AMF ska kunna ha rutiner och kontrollera fysisk säkerhet samt informationssäkerhet. Fysisk säkerhet innebär att AMF vill se till att vi kan erbjuda en trygg och säker miljö att vistas i. Informationssäkerhet innebär att AMF:s konfidentiella dokument är skyddade mot intrång.

Lagringstid

Underlag kopplade till passerkort rensas årligen. Loggar rensas automatiskt efter 90 dagar och är sedan inte kopplade till någon individ. Passagehistorik rensas efter 365 dagar.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, personnummer, e-postadress och telefonnummer

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att hantera mottagande av gods och försändelser i AMF:s reception. När receptionen tar emot ett bud, signerar receptionisten med sitt förnamn. Budets personuppgifter registreras vanligtvis inte, men kan göras vid behov. Kvittenser lagras i ett låst skåp och förstörs varje vecka.

Mottagare av personuppgifterna

• Securitas tar emot post och bud

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse: AMF har ett intresse av att behandla personuppgifter i samband med mottagande av post och bud.

Lagringstid

Kvittenser sparas i 60 dagar vid behov.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, personnummer, e-postadress och telefonnummer
• Finansiell information, som inkomst, skulder, skatt, uppgift om premier, utbetalningsbelopp, och bankkontonummer.
• Uppgift om hälsa.

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från AMF:s interna system, Försäkringskassan, vårdgivare, Skatteverket, Kronofogdemyndigheten och banker.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att hantera inkommande och utgående post. Brev och blanketter sorteras och datumstämplas av vår kontorsservice och skickas sedan till rätt mottagare.

Mottagare av personuppgifterna

• Skatteverket.
• Andra myndigheter och företag.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal och rättslig förpliktelse: Informationen i blanketter och brev används för att uppfylla avtalet med kunden. Annan information hanteras på grund av att det åligger AMF en rättslig förpliktelse.

Lagringstid

Eftersom hanteringen är tillfällig och begränsad till postsortering och förmedling, sker ingen gallring. Dokumenten används som underlag i andra behandlingar där lagring och gallring ingår.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, personnummer, kundnummer, adress, e-postadress och telefonnummer.
• Information och beskrivning av klagomålet eller synpunkten.

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig.

Vad vi gör

Vi vill kunna ge bra information och utveckla vår verksamhet utifrån kundens perspektiv. Dessutom måste vi följa lagar om att samla in och rapportera kundklagomål. När en kund har ett klagomål eller en synpunkt kontaktar de kundservice via telefon, chatt eller mejl. Ärendet registreras sedan och markeras som ett klagomål eller en synpunkt.

Mottagare av personuppgifterna

AMF:s intranät.

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse: Vi behandlar kundsynpunkter för att utveckla våra tjänster och vår verksamhet efter våra kunders behov. Behandlingen innehåller bara personuppgifter som du själv har uppgett till oss och dessa uppgifter avidentifieras innan sammanställning av kundsynpunkter sker.

Rättslig förpliktelse: AMF har enligt Finansinspektionens föreskrifter FFFS 2018:10 en rättslig förpliktelse att hantera klagomål.

Lagringstid

Rapporten sparas i minst fem år och innehåller inga personuppgifter.
Kundsynpunkter raderas omgående innan de skickas vidare. Ingen ytterligare gallring av kundsynpunkterna sker.

Personuppgifter vi behandlar

• IP-adress.
• E-postadress.
• Ålder och kön.
• Uppgift om vilket län du tillhör.

Vi samlar in uppgifterna från

Vi hämtar adressuppgifter från SPAR, telefonnummer och inkomstuppgifter från Dun & Bradstreet samt uppgifter om kundens försäkring och statistik från valcentralerna.
Vi kan även samla in uppgifterna direkt från dig.

Vad vi gör

Vi samlar in information och enkätsvar baserat på intressanta frågeställningar för att utveckla och anpassa vår verksamhet samt följa upp resultaten av våra aktiviteter. Våra undersökningar riktar sig till anställda på AMF, kunder och besökare på AMF.se.

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse: Vi använder ett verktyg för att enkelt och effektivt samla in åsikter från medarbetare och ibland kunder. Enkäter skickas via mejl och svaren hjälper oss att förstå vad målgruppen tycker om olika ämnen. Resultaten är anonyma och kan analyseras för att se skillnader mellan grupper, till exempel åldersgrupper. Att använda vårt eget verktyg är billigare än att anlita ett externt företag och möjliggör en säkrare personuppgiftsbehandling.

Lagringstid

Resultaten och svaren sparas så länge vi har ett behov av dem. Personuppgifter kan inte kopplas till svaren på individnivå. Systemet sparar inga uppgifter om IP-adresser, oavsett hur enkäten distribueras och besvaras. Dock loggas alla anrop till systemet, inklusive IP-adresser, av säkerhetsskäl. Dessa loggar används endast vid säkerhetsincidenter och raderas permanent efter 12 månader.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, personnummer, telefonnummer, e-postadress, uppgifter om ålder och kön.
• Uppgifter om ditt försäkringsinnehav.
• Anställningsuppgifter, som uppgifter om din arbetsgivare, lön och anställningstid
• Utbetalningsuppgifter, som ditt val av utbetalningstid- och period, skatteavdrag och kontonummer för utbetalning.
• Kommunikationshistorik, som uppgifter om när du har kontaktat oss eller vi har kontaktat dig och i vilket ärende.
• Information om inkomstuppgifter.
• Information om webbläsare, vilka sidor du har besökt på vår hemsida och hur länge du har stannat på dessa sidor.

Vi samlar in dina uppgifter från

Vi samlar in uppgifter direkt från dig, via arbetsgivare, från offentliga register eller den valcentral som administrerar den kollektivavtalade försäkringen.

Adress- och telefonuppgifter hämtar vi från offentliga register som SPAR eller från andra tjänsteleverantörer, exempelvis Dun & Bradstreet.

Som kund har du möjlighet att frivilligt lämna uppgifter om e-postadress, telefonnummer och adress.

Vad vi gör

För att ge våra kunder en enkel och trygg pension behöver vi förstå dem bättre. Genom att analysera kundernas försäkringsinnehav och beteende kan vi förbättra vår verksamhet och information. Detta leder till effektivare arbete, lägre kostnader och därmed lägre avgifter och mer pengar till pensionen. Analysen hjälper oss att utveckla produkter och information som passar olika kundgrupper. Det ökar också chansen att fler får kunskap om sin pension och därmed en högre framtida pension.

Vi analyserar även besökares behov på vår hemsida med hjälp av ett webbanalysverktyg för att förbättra vår verksamhet.

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse: AMF anser att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna förbättra vår verksamhet och förstå våra kunder.

För att vi ska kunna utforma vår webbplats på bästa sätt för våra besökare har vi ett intresse av att veta hur våra besökare agerar. När vi vet hur våra besökare agerar och interagerar med vår webbplats är det lättare att säkerställa att informationen som finns är lättförståelig och till nytta.

Lagringstid

Uppgifterna sparas som längst till dess att kundrelationen med oss har avslutats.

Vi raderar uppgifter om besökare på vår webbplats efter 25 månader.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, personnummer, telefonnummer och e-postadress.
• Uppgifter om ditt försäkringsinnehav.
• Anställningsuppgifter, som uppgifter om din arbetsgivare, lön och anställningstid.
• Utbetalningsuppgifter, som ditt val av utbetalningstid- och period, skatteavdrag och kontonummer för utbetalning.
• Inkomstuppgifter, som information om inkomst av tjänst, näringsverksamhet och förvärvsinkomst.
• Kommunikationshistorik, som uppgifter om när du har kontaktat oss eller vi har kontaktat dig och i vilket ärende.
• Eventuella inspelningar av samtal med vår kundservice.
• Uppgifter av generell karaktär, som offentlig information om livshändelser som kan ha betydelse för dina val för din försäkring.

Vi samlar in dina uppgifter från

Direkt från dig, din arbetsgivare, från offentliga register eller den valcentral som administrerar den kollektivavtalade försäkringen.

Vi kan även komma att köpa in inkomstuppgifter från externa leverantörer för att komplettera våra uppgifter.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter när vi gör marknads- och kundanalyser. Det gör vi för att förstå hur våra tjänster används så att vi kan förbättra vår service, ta fram beslutsunderlag och säkerställa att vår information presenteras för dig på ett enkelt, relevant och kundanpassat sätt. Vi gör även beräkningar som visar hur lönsam en kund har varit för AMF över tid.

Som en del av detta analysarbete kan du komma att sorteras in i en kundgrupp, ett så kallat kundsegment (profilering), utgående från dina personuppgifter. Varje kundsegment tillskrivs ett troligt beteende och intresse kring ekonomi och pension. Kundgrupperingen används också för att följa hur vår kundbas förändras över tid.

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse: AMF anser att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna göra effektiva informationsinsatser, utveckla vår verksamhet och räkna på lönsamheten utifrån kundens och AMF:s perspektiv.

Lagringstid

Uppgifterna uppdateras minst en gång per kvartal och sparas aldrig efter det att din kundrelation med oss har avslutats.

Lönsamhetsberäkningar sparas långvarigt och finns kvar så länge kunden har ett försäkringsengagemang hos oss.

Information som vi får när vi köper in inkomstuppgifter gallras direkt när vi får dessa från leverantören.

Varför använder vi oss av profilering?

Vi gör effektiva informations- och kommunikationsinsatser och utvecklar vår verksamhet utifrån olika kundgruppers perspektiv. Varje person tillhör ett segment baserat på olika parametrar som behov och drivkrafter kopplade till ekonomi och pension. Denna behandling använder automatiserad analys för att hitta samband och tillämpa dem på en person för att förstå deras nuvarande eller framtida beteende.

När vi räknar ut lönsamheten kollar vi på hur lönsam en kund förväntas vara under hela sin tid hos oss. Resultatet delas in i olika klasser. Inga automatiserade beslut tas baserat på dessa klasser.

Personuppgifter vi behandlar

• De personuppgifter som förekommer i AMF:S försäkrings- och kundadministrativa processer.

Vi samlar in uppgifter från

Vi samlar in rapporter om incidenter från valcentraler, andra försäkringsbolag, försäkringsförmedlare och myndigheter.

Du kan också själv lämna uppgifter om en incident.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att kunna åtgärda och hantera incidenter genom att driva, följa upp och slutföra incidenten.

Mottagare av personuppgifterna

• Skatteverket
• Valcentraler
• Försäkringsbolag och andra samarbetspartners.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse och fullgöra avtal: Lagring av underlag kopplade till en incident sker i syfte att AMF ska kunna hantera frågor och eventuella skadeståndsanspråk från kunder. GDPR ställer krav på att hantering och uppgifter ska vara korrekt.

Behandlingen sker även i syfte för att kunna fullgöra försäkringsavtalet med försäkrad, försäkringstagare och för att säkerställa förmånstagares rätt till utbetalning.

Lagringstid

AMF lagrar personuppgifter kopplade till incidenter så länge som kunder kan ställa skadeståndsanspråk eller om myndigheter gör tillsyner.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn och personnummer.
• Kundnummer och försäkringsnummer.
• Kontonummer, utbetalningsuppgifter och premier.
• Förekomst av hälsoprövning, utmätning, återbetalningsskydd och särskilt förmånstagarförordnande.

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig, valcentraler och försäkringsförmedlare.

Vad vi gör

Vi använder personuppgifter för att testa våra system. Data väljs slumpmässigt eller av en testledare och laddas in i testmiljön. Känsliga uppgifter och skyddade identiteter tas alltid bort. Vi testar både AMF:s och leverantörers system för att säkerställa kvaliteten innan de används.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse och berättigat intresse: GDPR och Finansinspektionen kräver att vi har korrekta processer och rätt information i våra system. Det ligger i både AMF:s och våra kunders intresse att systemen som behövs för att uppfylla kundavtalen fungerar som de ska. För att möta kundernas förväntningar måste vi testa våra IT-system.

Lagringstid

Testmiljön uppdateras två till fyra gånger per år. Vid uppdatering tas gammal information bort och ny laddas in. Vissa data med speciella spartider hanteras av ett specifikt team.

Miljöerna och filerna rensas manuellt, men vi planerar att automatisera detta steg i framtiden. Data sparas i 30 dagar eller tills ny data tas ut, vilket sker tre till fyra gånger per år. Idag rensas data manuellt av ansvariga team.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, personnummer, personnummerbyte, kundnummer, kön, telefonnummer, e-postadress och dödsfallsdatum.
• Relationstyp (gift, ogift, vårdnadshavare, uppgift om barn).
• Uppgift om relaterade personnummer (uppgift om personnummer individ har till en juridisk person).
• Födelsetid, födelselänskod och födelseförsamling.
• Hälsoinformation.
• Uppgift om avregistrering (utflytt från Sverige).

Vi samlar in dina uppgifter från

Vårt interna kundsystem, Skatteverket och SPAR.

Vad vi gör

För att vi ska ha nödvändig, uppdaterad och korrekt kundinformation uppdaterar vi vår information gentemot SPAR.

Vi behandlar personuppgifter för att ta fram kopior på all information i våra kundsystem. Vi gör detta för att säkerställa att all information alltid finns tillgänglig ifall information skulle försvinna eller raderas.

Mottagare av personuppgifterna

• Folkbokföringsinformation lämnas till AMF Fondbolaget AB.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal och rättslig förpliktelse: För att vi ska kunna fullgöra våra skyldigheter enligt avtal med försäkrad och förmånstagare så är information om namn, adress, personnummerbyte, uppgift om skyddad identitet och dödsfallsdatum nödvändiga. AMF är skyldig att hålla kunduppgifter uppdaterade enligt GDPR.

Lagringstid

Alla kopior gallras efter ett år.

Integrationsloggar lagras mellan tre och 15 månader beroende på meddelandets karaktär.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, personnummer och kundnummer.
• IP-adress och användar-ID.
• Adress, telefonnummer och e-postadress till arbete.
• Uppgifter om hälsa.

Vi samlar in uppgifter från

AMF:s interna system.

Vad vi gör

Vi kontrollerar och utvärderar ständigt vår interna styrning genom stickprov och granskningar. Under granskningarna samlar vi in information, inklusive personuppgifter om anställda, konsulter, leverantörers anställda och kunder.

Mottagare av personuppgifterna

• Internrevisorer

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse: Det åligger AMF en rättslig förpliktelse att utvärdera vår interna styrning.

Lagringstid

Uppgifterna gallras var sjunde år. Uppgifter som inte behövs tas bort efter granskning. Känsliga personuppgifter anonymiseras eller raderas alltid efter slutförd granskning.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn och e-postadress
• Användar-ID

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att ta fram dokumentation av AMF:s processer för att skapa ordning och god intern kontroll. Vid kartläggning noteras processägare med namn och länk till personinformation. Personinformationen innehåller endast namn. Ett namn på den som senast uppdaterade en process och datum för ändringen anges också.

Mottagare av personuppgifterna

• Processer och processägare publiceras på AMF:s intranät.

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse: En process ägs alltid av en processägare. AMF har ett intresse av att identifiera processägaren i vissa processer för att göra det tydligt vem som ansvarar för vad.

Lagringstid

Uppgifterna gallras efter verksamhetens behov.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn och e-postadress
• IP-adress och användar-ID

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att stärka IT-säkerheten enligt interna och externa regler. För att skydda AMF:s datorer både på kontoret och utanför används en säkerhetsprogramvara som fungerar som ett avancerat antivirus. Vid allvarliga incidenter kan AMF utreda vad som hänt genom att samla in teknisk information från datorerna, som processer och applikationer.

När en praktikant ska få inloggningsuppgifter hanteras detta på samma sätt som för övriga, även om personen är under 18 år.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse: För att uppfylla säkerhetskraven måste vi ha loggning och spårbarhet enligt Dataskyddsförordningen och Finansinspektionen.

Lagringstid

Uppgifterna lagras mellan 6–24 månader enligt lagkrav.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn och e-postadress.
• IP-adress och användar-ID.

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att möjliggöra användning och loggning av en tjänst för övervakning, incidenthantering och felsökning. Tjänsten vi använder är en säker molnmiljö med standardiserade principer, riktlinjer och tjänster som loggning och behörighetshantering.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse: AMF har enligt GDPR en skyldighet att logga uppgifter för att uppfylla krav på spårbarhet.

Lagringstid

Vi gallrar informationen efter 30 dagar. Om flera tjänster används gallras uppgifterna efter 60 dagar.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, telefonnummer och e-postadress.
• Utdrag från belastningsregister.
• Uppgift om hälsa.

Vi samlar in dina uppgifter från

Direkt från dig.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att hantera säkerheten för AMF:s anställda och konsulter i vissa situationer. Detta kan innebära att vi tar hänsyn till tidigare erfarenheter vid brandutrymning, larm eller andra avvikande händelser.

För att hantera fysisk säkerhet sparar vi information om personer som tidigare varit hotfulla. Vid incidenter kan vi behöva använda bildmaterial från övervakningskameror.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse: Enligt arbetsmiljölagstiftningen har AMF skyldigheter att vidta åtgärder.

Lagringstid

Informationen gallras löpande utifrån behov av information. Stillbilder och inspelade filmer gallras efter 30 dagar.

Personuppgifter vi behandlar

• Personnummer och byte av personnummer.
• Försäkringsnummer, information om produktområde, avtalsområde och återbetalningsskydd.
• Information om premieskillnader, återbetalningsskydd och förmånstagarförordnande.
• Information om garantibelopp, pensionskapital och pensionsbelopp.
• Uppgift om hälsa.

Vi samlar in uppgifter från

Valcentralerna Collectum och Fora samt tjänstepensionsbolaget Alecta.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att se till att vi, valcentralerna och andra tjänstepensionsbolag har samma information om specifika värden, återbetalningsskydd, förmånstagarförordnande och pensionstid.

Mottagare av personuppgifterna

• Valcentralerna Collectum och Fora.
• Tjänstepensionsbolaget Alecta.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse och fullgöra avtal: Vi har en rättslig skyldighet att följa kollektivavtal och försäkringsavtal, där personens rätt till val och förmåner regleras.

Enligt dataskyddslagen är det en rättslig förpliktelse att följa kollektivavtal. GDPR kräver också att alla uppgifter ska vara korrekta och uppdaterade.

Lagringstid

Vi gallrar uppgifterna varje år.

Informationen från Fora gallras när all information är inlästa i våra system och rapporter.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn och personnummer.
• Försäkringsuppgifter, försäkringsnummer och inbetalda premier.
• Utbetalningsuppgifter, som utbetalningstidpunkt och utbetalningstid samt en utbetalningsprognos.
• Information om återbetalningsskydd och särskilt förmånstagarförordnande.

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig, din valcentral eller arbetsgivare, AMF:s interna system och det offentliga adressregistret SPAR.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att ge kunder information om sitt pensionsinnehav hos AMF på Min Pension. Detta hjälper kunden att skapa, jämföra och välja hur denne vill ta ut sin pension enligt plan. Vi gör också detta för att kunden ska få en bra översikt över sin pension.

Mottagare av personuppgifterna

• Min Pension.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal: Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna fullgöra vårt avtal med Min Pension om kunden har lämnat sitt samtycke till att Min Pension samlar in uppgifter från AMF. Det är kundens försäkringsavtal med AMF som ligger till grund för behandlingen.

Lagringstid

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Förfrågningar från Min Pension sparas mellan nio och 15 månader beroende på klassning. Meddelandet i sin helhet sparas i tio år.

Personuppgifter vi behandlar

• Personnummer.
• Utbetalningsbelopp.

Vi samlar in uppgifter från

Valcentraler, arbetsgivare och AMF:s interna system.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att ge information om utbetalningsbelopp så att kunden får rätt förmåner från Pensionsmyndigheten, Försäkringskassan och andra myndigheter. Utbetalningsbelopp lämnas också till Kronofogdemyndigheten för att de ska kunna avgöra om och hur en individ ska utmätas.

Mottagare av personuppgifterna

• Myndigheter, som Försäkringskassan, Kronofogdemyndigheten och Pensionsmyndigheten.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse: Enligt Socialförsäkringsbalken måste vi lämna uppgifter till myndigheter om socialförsäkringsförmåner. Enligt Utsökningsbalken måste tredje part lämna uppgifter vid utmätning.

Lagringstid

Vi sparar uppgifter som kräver manuell hantering, till exempel skyddade personuppgifter, i 15 månader. Andra uppgifter lagras mellan tre och sex månader.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress och personnummer.
• Försäkringsuppgifter, så som försäkringsnummer, avtalsområde, förvaltningsform, premie, pensionskapital och förekomst av förmånstagarförordnande.
• Utbetalningsuppgifter, så som utbetalningslängd och utbetalningstidpunkt.

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig, din valcentral eller det offentliga registret SPAR.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter så att försäkringsförmedlare och banker ska få tillgång till kundens uppgifter för att kunna ge råd enligt fullmakt.

Mottagare av personuppgifterna

• Försäkringsförmedlare och banker.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal och berättigat intresse: Vi lämnar ut uppgifter om försäkringsinnehav till banker och försäkringsförmedlare med fullmakt som stöd, eftersom det är i vårt berättigade intresse.

Lagringstid

Vi slutar dela information om ditt försäkringsinnehav när fullmakten återkallas. Informationen lagras tillfälligt på en teknisk plats i sju dagar.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn och personnummer.
• Garantibelopp, totalt pensionsbelopp och pensionskapital.
• Uppgift om hälsa.

Vi samlar in uppgifter från

Från AMF:s interna system och din arbetsgivare. Den försäkrade kan också ha lämnat arbetsintyg eller betyg som uppgifterna ibland baseras på.

Vad vi gör

Andra pensionsbolag med äldre pensionsavtal räknar med förmåner från AMF så att den försäkrade inte förlorar pensionstid eller gör en pensionsförlust. En förmån från AMF innebär att vi lämnar över uppgifter till försäkringsbolaget eller pensionskassan om att kunden har en viss intjänad pension hos oss. Om kunden också har en viss intjänad pension hos pensionsbolaget eller pensionskassan, så räknar de in allt detta för att göra rätt beräkning av utbetalningen och sköter sedan utbetalningen.

Mottagare av personuppgifterna

• Tjänstepensionsbolaget Alecta.
• Försäkringsbolag och pensionskassa.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse: Enligt Dataskyddslagen är skyldigheter enligt kollektivavtal att jämställa med rättslig förpliktelse.

Lagringstid

Vi gallrar dina personuppgifter mellan tre och 15 månader beroende på meddelandetyp och supportbehov.

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Personuppgifter vi behandlar

• Försäkrads namn och personnummer.
• Företagets organisationsnummer.
• Firmatecknares namn, adress och signatur.
• Utdrag ur Bolagsregistret.
• Datum för fullmaktens giltighet och när fullmakten är signerad.

Vi samlar in uppgifter från

Från förmedlarbolaget, kontaktperson och firmatecknare på förmedlarbolaget, försäkrad och direkt från den registrerade fullmakten.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att se till att fullmakten är registrerad så att vi kan lämna ut information om kunders pensionsinnehav till förmedlare.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal och rättslig förpliktelse: Vi har ett samarbetsavtal med förmedlarbolaget och en fullmakt från den försäkrade för att hämta och lämna ut uppgifter om denne. Det är den försäkrades försäkringsavtal med AMF som gör att vi kan lämna ut uppgifterna.

Enligt dataskyddsförordningen ansvarar AMF för att informationen är korrekt och uppdaterad.

Berättigat intresse: Vi lämnar ut uppgifter om försäkringsinnehav till banker och försäkringsförmedlare med fullmakt som stöd, eftersom det är i vårt berättigade intresse.

Lagringstid

Vi rensar uppgifterna manuellt och kontinuerligt eftersom de kan finnas i e-post och gemensamma brevlådor.

Om fullmakten återkallas eller ersätts med en ny, sparas den gamla för att visa att AMF har följt den ursprungliga fullmakten.

Registrering av förmedlarföretag sker via blankett och skickas till AMF för att företaget ska få tillgång till kundens uppgifter. Blanketten lagras digitalt. Personuppgifterna sparas så länge det finns ett samarbetsavtal och så länge försäkringsförmedlaren jobbar på företaget.

Personuppgifter vi behandlar

• Personnummer.
• Utbetalningsuppgifter, som utbetalningsbelopp.
• Anställningsuppgifter.

Vi samlar in uppgifter från

Från valcentral och AMF:s interna system.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att kunna betala ut kostnadsbidrag till pensionskassor och pensionsbolag enligt försäkringsvillkor och överenskommelse. Kostnadsbidrag är pengar vi betalar till en pensionskassa eller ett pensionsbolag som betalar ut pensioner. Vi betalar för den pension som kunden har hos oss, men som räknas med i pensionen som betalas ut av pensionskassan eller pensionsbolaget.

Mottagare av personuppgifterna

• Pensionskassor och pensionsbolag.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal och rättslig förpliktelse: Enligt dataskyddslagen är skyldigheter i kollektivavtal samma sak som en rättslig förpliktelse. Vi måste också samordna med andra pensionskassor och pensionsbolag enligt kollektivavtal och försäkringsvillkor.

Lagringstid

Samordningsunderlag sparas tillfälligt på en teknisk filyta. De raderas sju dagar efter att de har gjorts tillgängliga för pensionskassan.

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, telefonnummer, e-postadress och kundnummer.
• Kontonummer.

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att hantera leverantörsfakturor samt för att kunna läsa in dessa i vårt bokföringssystem.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal: Fakturor som förmedlas till oss ingår som en del av avtalet med leverantören.

Lagringstid

Fysiska fakturor lagras i sju år.

Vår digitala brevlåda gallras utifrån Bokföringslagen.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn och personnummer.
• Försäkringsnummer, premiebelopp och uppgift om premiebefrielse.

Vi samlar in uppgifter från

Vi samlar in uppgifter om lön och premier från arbetsgivaren och försäkringstagaren.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att kunden ska få rätt premieinbetalning och för att arbetsgivaren ska få rätt fakturaunderlag för att betala premier för sina anställda.

Mottagare av personuppgifterna

• Administrativa ombud och premiecentraler för fakturadistribution.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal: Vi behandlar dina personuppgifter för att fullgöra försäkringsavtalet med försäkrad och försäkringstagare.

Lagringstid

Fakturor lagras i ett digitalt arkiv i sju år.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn och personnummer.
• Försäkringsnummer, premiebelopp och uppgift om premiebefrielse.

Vi samlar in uppgifter från

Vi samlar in uppgifter från kundföretag och försäkringsförmedlare. I vissa fall kan försäkrad själv ha lämnat information om adress.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att försäkrad ska få rätt premieinbetalning och för att företag ska få information för att betala e-faktura i tid.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal: Enligt försäkringsavtalet ska AMF hantera försäkrads premier. Enligt avtalet med förmedlarföretaget ska AMF fakturera företagen så att de kan göra premieinbetalningar på försäkrads försäkring.

Lagringstid

Vi sparar dina uppgifter i faktureringsverktygets arkivtjänst i sju år om inget annat avtalats.

Vi sparar även informationen i verktyget i 90 dagar för att kunna göra vårt jobb och följa upp om något går fel.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, personnummer, telefonnummer och e-postadress.
• Försäkringsnummer.
• Information om bankkonto och kontonummer.

Vi samlar in dina uppgifter från

Från de digitala tjänsterna Bank-ID och Freja, AMF:s interna försäkringssystem och offentliga registret SPAR.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att rätt person ska kunna logga in och signera avtal. Ett digitalt identifieringsverktyg används för att säkerställa säker inloggning och signering av avtal som försäkringsavtal, fullmakter, fondandelar och ändring av utbetalning. Verktyget noterar också vem som har loggat in och signerat, samt när det gjordes. Man kan logga in i det digitala identifieringsverktyget med Bank-ID eller Freja.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal: Vi måste fullgöra avtal genom att se till att rätt kund kan teckna avtal på ett säkert sätt och att rätt kund får rätt information genom sin inloggning.

Lagringstid

Kund- och försäkringsuppgifter gallras efter elva år om försäkringen avslutas på grund av att pensionskapital flyttas, alla utbetalningar är gjorda eller om den försäkrade avlidit innan utbetalningarna startat. Om den försäkrade avlidit efter att utbetalningarna startat sker gallring efter 31 år.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, personnummer, e-postadress och telefonnummer.
• Bank-ID.

Vi samlar in uppgifter från

Vi samlar in uppgifter från arbetstagare, firmatecknare eller allmänna källor så som kreditupplysningstjänster eller från företaget som AMF ska ingå avtal med.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att skapa avtal som båda parter signerar för att göra dem juridiskt bindande och säkra leverans enligt avtalet. AMF:s e-signeringsverktyg används för att skriva och signera avtal digitalt.

Laglig grund för behandlingen

Fullgöra avtal och rättslig förpliktelse: Båda parter måste signera för att skapa ett giltigt leverantörs- eller anställningsavtal. Detta är nödvändigt för att ingå avtal, antingen som firmatecknare för ett företag eller som anställd hos AMF.

Lagringstid

Vi sparar dina personuppgifter under avtalsperioden och efteråt arkiveras avtalen av AMF på obestämd tid för spårbarhet.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, e-postadress och telefonnummer.
• IP-adress.

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att registrera, arkivera och göra avtal tillgängliga för att skapa god intern kontroll. AMF:s avtalsarkiv används för att registrera och arkivera avtal efter signering. Avtalen inkluderar leverantörsavtal, avtal med samarbetsparter och försäkringsförmedlare.

Laglig grund för behandlingen

Rättslig förpliktelse: Vi är skyldiga att följa EIOPA:s och Finansinspektionens regler för hur vi får använda molntjänster.

Lagringstid

När en anställd slutar eller byter arbetsuppgifter raderas deras användaruppgifter från vårt system. Detta sker löpande. Under och efter avtalsperioden arkiveras uppgifterna på obestämd tid för spårbarhet.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, adress, foto, bild, telefonnummer och e-postadress.
• Adress, telefonnummer och e-postadress till arbete.
• Kontonummer för arvode.

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig och agenturer. Bilder hämtar eller köper vi in från bildbanker.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att dokumentera att de som medverkar i våra reklammaterial har gett sitt samtycke till att använda sina personuppgifter i kommunikationssammanhang för att stärka vårt varumärke. Vi kommunicerar med externa personer genom olika medier, såsom film, radio och annonser. I dessa kan vi visa eller sända tryckt material som innehåller bilder och namn på personer.

Mottagare av personuppgifterna

• Allt reklammaterial kan komma att publiceras på internet, sociala medier och vårt intranät.

Laglig grund för behandlingen

Samtycke: Om vi inte har ett samtycke från de medverkande kan vi inte använda oss av reklammaterialet.

Lagringstid

Efter att vi har avslutat uppdraget arkiveras samtycken, arbetsmaterial, och godkända kampanjmaterial. Vi sparar sedan dina personuppgifter som längst i 20 år om du har gett ditt samtycke till behandlingen.

Personuppgifter vi behandlar

• Namn, e-postadress, telefonnummer.
• Arbetsgivare och arbetsroll.

Vi samlar in uppgifter från

Direkt från dig och offentliga register.

Vad vi gör

Vi behandlar personuppgifter för att kunna bjuda in till arrangemang och möten som AMF anordnar, som årsstämma, seminarier och presentationer. Detta gör vi genom att ta fram en lista över individer som är intresserade av arrangemangen. Listan används också för undersökningar om branschföreträdares och experters syn på AMF, vår bransch och pensionssystemet, genom exempelvis OPI. Detta hjälper oss att informera effektivt och utveckla vår verksamhet för att möta kunders och uppdragsgivares behov.

Mottagare av personuppgifterna

• IPSOS (OPI).
• Kommunikationsbyråer.

Laglig grund för behandlingen

Berättigat intresse: Vi har ett intresse av att behandla information för att se till att AMF:s viktigaste intressenter får rapporter, inbjudningar och annan relevant information. Eftersom dessa personer har begränsad tid och tydliga ansvarsområden, hjälper behandlingen AMF att nå rätt personer med rätt information, vilket också är till nytta för mottagaren. De som inte vill ha kontakt tas bort från listan. AMF skickar aldrig massutskick utan väljer noga ut vilka som får informationen.

Lagringstid

Listan uppdateras regelbundet, minst en gång per år. De uppgifter som inte är aktuella raderas inom tre månader.

Du har rätt att få information om hur vi behandlar dina personuppgifter. Rätten till information innebär att du i regel ska få information både vid insamlingen av dina personuppgifter och när du begär det.

Du har rätt att veta varför dina personuppgifter används, hur länge de lagras, vem som får tillgång till dem, och om de överförs utanför EU/EES. Du kan även få reda på dina rättigheter enligt GDPR, hur du kan återkalla ditt samtycke, och hur du lämnar klagomål. Informationen ska ges konstandsfritt, i tydlig, skriftlig eller elektronisk form.

Om något händer med dina personuppgifter som kan påverka dig negativt, har du rätt att bli informerad om det.

Du har rätt att begära en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter och kan också begära ett registerutdrag som visar hur dina uppgifter hanteras. Du kan begära ett registerutdrag antingen genom att skicka in en skriftlig förfrågan eller genom att kontakta dataskydd@amf.se. Vi kommer att svara på din förfrågan inom en månad. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål i tid, kommer vi att lämna ett motiverat besked till dig.

Om du upptäcker att en personuppgift som vi har om dig är felaktig har du rätt att begära att den rättas. Om det är möjligt, och om det inte är allt för svårt, kommer vi att meddela de parter som har fått uppgifterna att en rättelse har gjorts. Om du önskar, kan vi även informera dig om vilka parter som har fått rättelsen.

Enligt GDPR har du i vissa fall rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter. I de flesta fall baseras vår hantering av personuppgifter på ett försäkringsavtal. Det innebär att vi inte kan radera uppgifter som vi behöver för att uppfylla eller bevisa avtalet, eller uppgifter som vi enligt lag måste behålla.

Du har dock rätt att få dina personuppgifter raderade om något av följande gäller:

• Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för.
• Om behandlingen av dina personuppgifter endast grundar sig på ditt samtycke och du återkallar det och att det inte finns någon annan rättslig grund för behandlingen.
• Om uppgifterna används för direktmarknadsföring och du motsätter dig det.
• Om du motsätter dig en behandling som grundar sig på en intresseavvägning och det inte finns starkare berättigade skäl som överväger ditt intresse.
• Om dina personuppgifter har hanterats på ett olagligt sätt.
• Om radering krävs för att uppfylla en rättslig förpliktelse.

Om det är möjligt kommer vi att meddela de parter som fått dina uppgifter om att en rättelse har skett. Om du ber om det, informerar vi dig även om vilka parter som har fått rättelsen.

Enligt GDPR har du i vissa fall rätt att begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas. Med begränsning menas att dina uppgifter markeras så att de bara kan användas för specifika, avgränsade syften framöver.

Du har rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas om du anser att uppgifterna är felaktiga, om behandlingen är olaglig, om uppgifterna inte längre behövs men du behöver dem för att hävda eller försvara rättsliga anspråk. Rätten gäller också om du invänt mot behandlingen enligt artikel 21.1 GDPR och väntar på att en bedömning görs om vilken parts skäl som väger tyngst.

Du har av personliga skäl rätt att invända mot en behandling som sker med grund i allmänt intresse, myndighetsutövning eller berättigat intresse. I en sådan situation upphör behandlingen om det inte föreligger tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen eller om syftet med behandlingen är att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk. Behandling som sker för direkt marknadsföring upphör om du invänder mot sådan behandling.

I vissa fall har du som registrerad rätt att få ut de uppgifter som du tillhandahållit oss i ett strukturerat och allmänt använt format, och överföra dem till en annan personuppgiftsansvarig. Rätten gäller när vi behandlar dina personuppgifter automatiserat och med stöd av ditt samtycke eller med grund i avtal.

Du som registrerad har rätt att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande som har rättsliga följder eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad. Rätten föreligger inte om det är nödvändigt för fullgörande av avtal, tillåts enligt unionsrätt eller nationell rätt som träffar oss eller är grundat i ditt samtycke.

Om vår behandling av personuppgifter grundar sig på ditt uttryckliga samtycke, har du rätt att när som helst återkalla detta samtycke. Att återkalla ditt samtycke påverkar dock inte lagligheten av de behandlingar som redan genomförts baserat på samtycket innan det återkallades.

Du som registrerad har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten om du anser att vår behandling av dina personuppgifter strider mot dataskyddsförordningen. Den ansvariga tillsynsmyndigheten för vår behandling är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Kontakta vårt dataskyddsombud på dataskydd@amf.se för att göra dina rättigheter gällande.