Strukturera text och skriva

Här tar vi upp de viktigaste delarna i skrivprocessen och vad du kan tänka på när du skriver.

Skriv det viktigaste först

De flesta läser mycket målmedvetet, antingen för att de söker svar på en viss fråga eller för att se om texten alls är relevant för dem. Det som du tycker är viktigast kanske inte är viktigast för dina läsare. I rapporter eller forskningssammanställningar är till exempel oftast resultaten det viktiga, inte metoder, bakgrund eller resonemang som förstås är viktiga för dig som skribent, och för AMF.

Lyft därför fram det som läsarna behöver veta för att kunna använda texten. Skapa överblick och placera det viktigaste där det syns tydligt, nämligen i

rubrikerna
sammanfattningen eller ingressen
punktlistor och annan grafisk information.

När det viktigaste syns tydligt kan det komma en lång text, för den som vill ha mer detaljerad information. Men vad är viktigast? Utgå från din analys av vad läsarna ska göra med texten.

Rubriker och mellanrubriker

Formulera rubriker som fullständiga meningar med subjekt och verb. Undvik ettordsrubriker som Ekonomi och Bakgrund. Undvik även fackord i rubrikerna. Rubriker kan vara både uppmaningar, påståenden och frågor. Men om rubriken är en fråga måste texten under besvara frågan.

Alla viktiga delbudskap ska ha en egen mellanrubrik. Skriv många konkreta mellanrubriker som sammanfattar eller förtydligar budskapet i varje avsnitt.

Tips: Informativa rubriker gör också innehållsförteckningen informativ, så att läsarna får veta de viktigaste budskapen bara genom att läsa den. Om rubrikerna är intetsägande blir även innehållsförteckningen intetsägande.

Undvik	Skriv hellre
Omedvetenhet vid flytt	Många visste inte om att de hade flyttat sin pensionsförsäkring
Utbetalning	Snart börjar din utbetalning från AMF!
När kommer pensionen?	Din pension kommer den 22 varje månad
Nyhet	Nyhet för dig som har tjänstepension från en kommun eller en region hos AMF
Efterlevandeskydd	Vem får din pension om du dör?

Punktlistor – så används de

Det finns olika typer av punktlistor, med olika regler för hur man ska använda stor eller liten bokstav och sätta avslutande punkt. I första hand använder vi punkter (inte ”siffror”) i våra punktlistor, om vi inte hänvisar till en illustration och/eller beskriver ett flöde, eller rangordnar saker.

Det finns tre olika typer av punktlistor.

Punktlista 1

Det här påverkar storleken på ditt pensionskapital:

hur mycket pengar som arbetsgivaren betalar in
om du har flyttat kapital till eller från AMF
avkastningsräntan
skatter och avgifter för förvaltning och administration
arvsvinster
pensionsutbetalningar.

Punktlista 2

Beloppets storlek beror på;

hur stora inbetalningarna är
hur stor andel som används för beräkning av garanterat pensionsbelopp
hur länge försäkringen ska betalas ut och när utbetalningen startar.

Punktlista 3

Stämmer detta på dig? I så fall passar troligen traditionell försäkring bra för dig:

Jag vill inte vara aktiv när det gäller min tjänstepension.
Jag vill att min tjänstepension ska bidra till omställningen mot ett hållbart samhälle.
Jag vill överlåta placering och förvaltning till AMFs erfarna förvaltare, som aktivt jobbar för att mitt pensionskapital ska växa.
Jag vill ha en riktigt låg avgift.
Jag vill ha trygghet i form av ett garanterat belopp samtidigt som jag har en chans att få mer.

Bygg enkla meningar

Inga läsare vill ha onödigt komplicerade meningar, oavsett hur mycket de kan om ämnet. Bygg därför meningar som är enkla att ta till sig för hjärnan. Sätt till exempel punkt och gör en ny mening i stället för att pressa in extra information mellan ord i samma mening. Eller ändra meningsbyggnaden så att läsarna snabbt förstår vad som är kärnan i meningen – vad någon gör eller vad som händer. Försök att skriva meningar som innehåller 10–25 ord.

Tips: Undvik att börja meningar med enligt, genom, i syfte att, när det gäller och liknande. Då kommer slutsatsen eller rekommendationen ofta alltför sent.

Skriv det viktiga verbet tidigt

Undvik att skriva många ord innan det viktiga verbet	Skriv hellre det viktiga verbet först
Om du vill ändra något gällande din utbetalning ska du meddela oss senast 1 februari 2021.	Meddela oss senast 1 februari 2021 om du vill ändra något gällande din utbetalning.
För att få bättre boränta eller ”helkundsrabatt” flyttar många sin tjänstepension.	Många flyttar sin tjänstepension för att få bättre boränta eller ”helkundsrabatt”.

Undvik inskott

Undvik inskott	Flytta hellre ut inskottet och lägg det sist i meningen
Traditionell försäkring, som 90 procent av våra drygt 4 miljoner kunder har, är det absolut vanligaste sättet att spara till sin pension hos oss på AMF.	Hos oss på AMF är traditionell försäkring det absolut vanligaste sättet att spara till sin pension: 90 procent av våra drygt 4 miljoner kunder har traditionell försäkring.

Sätt punkt

Undvik att stapla huvudsatser och bisatser på varandra med bara komma mellan	Sätt punkt och börja på ny mening
Pensionen är din framtida lön, det du ska leva av under många år när du slutat jobba, och det kan handla om stora belopp, ofta flera hundra tusen, eller kanske till och med miljoner kronor.	Pensionen är din framtida lön. Den ska du leva av under många år när du har slutat jobba. Och det kan handla om stora belopp, ofta flera hundra tusen kronor, eller kanske till och med miljoner.

Sammanfattning

Alla texter mår bra av en sammanfattning. Många läsare har bara tid att läsa sammanfattningen, så den är oftast den viktigaste delen av din text. Den behöver inte alls vara lång. I en kort text kan det räcka med bara någon eller ett par sammanfattande meningar.

Sammanfattningen ska

stå först
innehålla textens viktigaste budskap och det som behövs för att läsarna ska kunna agera
vara så kort som möjligt
innehålla informativa mellanrubriker om den är längre än en halv sida
kunna läsas fristående – den ska berätta vad som står i texten, inte att något står där
inte innehålla något som inte senare dyker upp i texten.

Visa tydligt hur meningarna hänger ihop

För att läsarna ska hänga med och texten ska flyta på bra, behöver du skapa en röd tråd i texten. Visa läsarna hur meningarna hänger ihop genom att knyta ihop stycken och meningar med nyckelord och sambandsord, som visar hur det ena leder över till det andra.

Nyckelord visar vad texten handlar om. När du börjar en mening med ett nyckelord som du introducerat i en tidigare mening, hjälper du läsarnas hjärnor att koppla ihop ny kunskap med gammal kunskap.

Sambandsord visar hur olika delar i texten förhåller sig till varandra: alltså, dessutom, däremot, därför, eftersom, men, också, vidare med flera.

Exempel

Arbetar du och har en arbetsgivare som betalar in tjänstepension till dig? Då har du en bra grund eftersom det är yrkeslivet som bygger din pension. Om du inte har gjort några val för din tjänstepension så har du antagligen en traditionell försäkring och då behöver du inte tänka på hur pensionen är placerad eftersom pensionsbolaget sköter förvaltningen. Har du däremot en fondförsäkring bör du se över dina fondval emellanåt. Logga in på minPension.se och gör en prognos för hur det kan se ut i framtiden. Du kan även logga in på amf.se om du är kund hos oss, och se hur din tjänstepension hos AMF utvecklar sig.

Välj begripliga ord och förklara fackord

Din uppgift som skribent är att försöka se till att läsarna förstår texten, och i förlängningen sin pension. Använd därför ord som du vet att de flesta förstår. Om du måste använda fackord eller ovanliga ord bör du förklara dem. Risken att någon ska känna sig förolämpad av en eller ett par ordförklaringar är mycket liten. Vinsten för den som förstår är desto större.

Välj vanliga, korta och moderna ord

Ju ovanligare ord, desto större är risken att läsarna inte känner till ordet.
Korta och vanliga ord ger bättre sökoptimering när texten publiceras digitalt.
Ålderdomliga ord gör texten stel och svårläst.

Använd ordlistor

Det finns också ordlistor som gäller för hela branschen: Pensionstermer och Pensionstermer för konsumenter. Dem kan du utgå ifrån när du skriver förklaringar, men hänvisa inte till dem i texter.

Du kan förstås också hänvisa till ordlistor, både era egna och andras. I en längre text kan du göra en faktaruta med facktermer och förklaringar.

Ibland behöver du använda fackord som är centrala för AMF. Risken är då stor att fackorden inte är bekanta för alla läsare. Hjälp då läsaren att förstå genom att använda olika strategier:

Metod	Exempel
Signalera att du vet att ordet kan vara nytt för läsaren. Komplettera gärna din signal genom att antingen hänvisa till en ordlista eller förklara fackordet direkt i texten.	Om du vill ändra något, måste du anmäla det genom ett så kallat särskilt förmånstagarförordnande.
Lägg in epitet som förklarar Epitet fungerar som etiketter – de beskriver orden och hjälper därmed läsarna att tolka dem. Bara genom att tala om att minPension är en webbplats vägleder du läsarna. Det passar särskilt bra om det inte spelar så stor roll för läsförståelsen att läsaren känner till webbplatsen. Poängen kanske är en helt annan, och då räcker det om läsarna känner till att webbplatsen finns.	På webbplatsen minpension.se får du en bra översikt.
Ge exempel Använd ett eller flera konkreta exempel på vad termen står för, helst sådana som dina läsare är väl bekanta med.	Vi investerar i olika slags tillgångar, till exempel räntebärande papper och aktier. Din avgift hos AMF är den lägsta på marknaden om du är privatanställd arbetare. Du kanske till exempel arbetar i byggbranschen, på hotell eller i butik.
Förtydliga fackordet kortfattat Här förklarar du helt kort ett fackord för läsaren, som nu får chans att förstå vad garantin innebär.	Om du har traditionell försäkring, så finns det en garanti som innebär att du är lovad ett lägsta utbetalningsbelopp varje månad när det är dags för pensionen att betalas ut.
Förklara fackordet i en egen mening När förklaringen är lite längre passar det bra att lägga den i en egen mening eller flera.	I en traditionell försäkring bestämmer vi på AMF hur ditt pensionskapital ska placeras, i till exempel räntebärande papper, aktier och fastigheter. Du har en garanti och möjlighet till hög avkastning.

Skapa en röd tråd – använd samma ord för samma sak

Använd samma ord för samma sak genom hela texten. Läsarna blir lätt förvirrade om du talar om samma sak på olika sätt. Försök alltså inte att variera språket för sakens skull (det kan fungera i till exempel skönlitteratur, men inte i våra texter).

Undantag för pronomen: Det går bra att byta ut ett ord mot ett pronomen som den, vi eller de – om det är tydligt vilket ord som pronomenet syftar tillbaka på. Pronomen riskerar inte att förvirra på samma sätt som synonymer. Du kan alltså inleda ett stycke eller avsnitt med AMF och sedan skriva vi.

Ge konkreta exempel

Ett vanligt begriplighetsproblem är ett alltför abstrakt innehåll. Vi behöver konkretisera för att leda läsarnas tankar åt rätt håll. Annars är risken stor att läsarna inte tolkar texten som vi vill.

Fråga dig därför: Går det att skriva det här mer konkret? Om ja, gör det. Om du måste skriva allmänt och abstrakt, ge konkreta exempel. Med exempel ökar chansen att läsarna förstår vad du menar, och du kan skapa bilder i läsarnas huvuden.

Undvik	Skriv hellre
Fatta hållbara beslut i vardagen	Fatta hållbara beslut i vardagen, till exempel genom att sopsortera eller köpa miljömärkta produkter.
Allmänheten	De flesta människor i Sverige

Undvik ett diskriminerande språk

Ett viktigt sätt att undvika ett diskriminerande språkbruk är att inte förutsätta vissa egenskaper hos människor. Förutsätt till exempel inte att någon du skriver till eller om

är heterosexuell
har en viss hudfärg
är född eller uppvuxen i Sverige
är svensk medborgare
har en viss ekonomi
identifierar sig som antingen man eller kvinna.

Skriv könsneutralt

Undvik substantiv och grammatiska konstruktioner som markerar kön. De kan både vara exkluderande och sätta fokus på människors kön i sammanhang där det inte är relevant.

När ska man då använda till exempel nye eller nya? Grundregeln är att ändelsen -a är könsneutral form, till exempel den nya chefen. Om man särskilt vill markera att personen är en man så kan man använda -e, till exempel den nye läraren, men det är ofta onödigt.

Använd pronomenet hen när det passar. Hen är inkluderande för personer som inte vill definieras utifrån kön. Hen är också ett praktiskt pronomen när könet är oviktigt eller okänt, och används numera av många organisationer och myndigheter. Hen böjs inte.

Granska din text utifrån detta, och fundera på om du använder till exempel personbenämningar eller pronomen som kan exkludera vissa läsare. Du kan också välja mer inkluderande ord och uttryck framför andra, till exempel:

Undvik	Skriv hellre
medborgare (om det inte är nödvändigt)	invånare
han eller hon	hen
människor av båda könen	människor av alla kön, människor oavsett kön

Undvik	Skriv hellre
vetenskapsman	forskare
riksdagsman	riksdagsledamot
talesman	talesperson
polisman	polis
den nye ordföranden	den nya ordföranden

Skriv aktivt – visa vem som agerar

Texter blir tydligast om det finns människor i dem. I AMFs texter finns det ofta flera som agerar: kunder, AMF, arbetsgivare med flera. Därför är det viktigt att läsarna snabbt förstår vem som gör vad. Annars får de gissa – och gissar kanske fel. Undvik det genom att ange tydligt vad läsarna förväntas göra, vad vi på AMF gör och vad andra gör.

Skriv ut vem som gör något i texten. Dölj inte viktiga aktörer bakom till exempel passiva verb (verb som slutar på -s) eller substantiveringar (substantiv som gömmer ett verb, till exempel införande i stället för införa).

Undvik	Skriv hellre
Efter det datumet är det inte längre möjligt att göra dessa ändringar.	Efter det datumet kan du inte längre ändra på det sättet.
Vi har mottagit en förfrågan där personnummer saknas.	Du har bett att få ut uppgifter om en försäkring men inte skrivit något personnummer.
Pensionsutbetalningen kommer till ditt konto den 22 i varje månad om detta inte är på en lördag, söndag eller helgdag. Då görs utbetalningen vardagen innan.	Pensionsutbetalningen kommer till ditt konto den 22 i varje månad om detta inte är på en lördag, söndag eller helgdag. Då betalar vi ut pensionen vardagen innan.